Japoncadaki “kai” değişim ve “zen” daha iyi anlamına gelen kelimelerden oluşup, sürekli iyileştirme anlamına gelmektedir. Toplam Kalite Yönetimi’nin temel ilkelerinden biri olan Kaizen stratejisi, belirli bir zaman diliminde müşteri memnuniyetinin arttırılması ve rekabet güçlerinin etkilenmesi amacıyla süreçlere yönelik, çalışan, süreç, zaman ve teknolojide yavaş yavaş; fakat hızlı bir gelişim sağlamayı ve maliyetlerde düşmeyi hedefler.
Japon kültürünün binlerce yıldır bir parçası olan bu felsefe, ilk olarak II. Dünya Savaşı sonrasında Toyota’nın üretim sistemindeki sorunları çözmek amacıyla geliştirdiği bir iş süreciyle başlamıştır. Toyota üretim sistemindeki bu küçük iyileştirmeler, onun dünyadaki en verimli ve güvenilir sistemlerden biri olmasını sağladı.
Kaizen, Japonya’nın II. Dünya Savaşı sonrasındaki ekonomik yükselişinin de yapı taşı olarak ön plana çıkmaktadır. Japon yönetiminde en önemli kavramların başında gelir ve Japonya’nın rekabetteki başarısının anahtarı olmuştur. Geçmişten günümüze Kaizen felsefesi dünya çapında binlerce işletme tarafından benimsenmiştir.
“Kaizen iyileştirme demektir. Üstelik kişisel yaşam, ev hayatı, sosyal yaşam ve çalışma hayatında sürekli iyileştirme anlamına gelir. Kaizen işyerine uygulandığında yöneticiler ve çalışanlar dahil herkes için sürekli iyileştirme sağlar.”
Masaaki Imai,
Kaizen Enstitüsü Kurucusu
Kaizen Felsefesinin Temel Prensipleri
- Sorunu kabul edin.
- Çok para gerektirmeyen projeleri seçin.
- Önce “bizim” problemlerimize bakın, “onlarınkine” değil.
- Tek ölçü ekonomik çıkar olmamalıdır.
- Önceliği saptayın. Projeyi kalite, maliyet, dağıtım vs. ilkelerine dayalı olarak yürütün.
- Planla, yap, kontrol et, harekete geç (PDCA) çevrimini izleyin.
- Doğru çözüm araçlarını kullanın.
Kaizen’in sorunlara yaklaşımı “Hoş Geldiniz Problemler” şeklindedir çünkü sorun olmayan yerde gelişim de olamaz.
Kaizen kavramı operasyonları ve tüm çalışanları kapsayan süreçlerle ilgili sürekli iyileştirmeyi hedefleyen Japon iş felsefesidir. Dolayısıyla iyileştirmeyi sağlayabilmek için süreçleri iyileştirmek gerekir. Bu aşamada PUKÖ (Planla-Uygula-Kontrol et-Ölç) analizi ile çözüm yöntemleri sağlanabilir, bu analiz sürekli iyileştirmeyi sağlamada temel yaklaşımdır. PUKÖ döngüsü, çalışanlara sorunları bulma, çözüm geliştirme ve sürekli bir döngüde çözümler uygulama konusunda gelişim sağlar.
Kaizen’in 3 Ana Bölümü
- Kaizen Olayının Planlanması
- Kaizen Olayının Uygulanması
- Sürdürülebilirliği ve Genişletilmesi
Kaizen Anlayışı
Sürekli iyileştirme için öncelikle şirketin israf kaynaklarından veya darboğaz noktalarından yola çıkarak halihazırdaki durumunun yetersiz bulunması ve iyileştirilmesi hedefi ile sorunun tüm birimlere ve çalışanlara aktarılması gerekir.Buradaki fikir, şirketin başarısında herkesin bir payı olduğunu vurgulamak ve her bir çalışanın iş modelini daha iyi bir versiyona taşımak için işçi ve üst yönetim iş birliği stratejileriyle gereken çabanın gösterilmesi gerektiğidir. Sonrasında gerekli kaynakların tespiti sonucu, Kaizen’e destek sağlanmalı ve problemin çözümüne uygun bir metot ve yapı oluşturulmalıdır. İsrafın kök sebebinin ortadan kaldırılması için kullanılabilecek temel araçlar şunlardır:
Kök Neden Analizi
- Balık Kılçığı
- 5N 1K Metodu
- Sebep Sonuç Diyagramı
- Kontrol Belgeleri
- Pareto Analizi
- Histogram
- Dağılma Diyagramı
- Poka-Yoke
- Varyans Analizi
- Beyin Fırtınası ile İyileştirme Seçeneklerini Belirleme
Günümüzün rekabet gücü yüksek şirketleri incelendiğinde, toplam kalite olgusunun benimsendiği görülmektedir. Toplam kalite yönetiminin temel unsuru olan Kaizen kavramının önemi giderek artmakta ve yaygınlaşmaktadır.
Özetle Kaizen yüksek müşteri memnuniyetini sağlamak için, üç faktöre odaklanır:
- maliyet azaltma
- kalite güvencesi
- hız (zaman verimliliği)
Sonuçların iyileştirilebilmesi için süreçlerin iyileştirilmesi gerektiğini vurgulayan Kaizen, israfları ortadan kaldırarak, işletmenin kendini başarılı ve karlı bir şekilde temsil edebilmesini sağlar. Bunun yanında, sürekli iyileştirme aşamasında tüm çalışanların katılımını ve ekip çalışmasını desteklediği için kuruma güçlü bir şekilde bağlı hisseden çalışanlara da yol açar.
Üretim ve hizmet sistemlerinde karşılaşılan herhangi bir sorunun etkili ve hızlı bir şekilde çözülebilmesi için Kaizen’in temel araçları kullanıldığında daha iyi üretkenlik ve daha iyi sonuçlar veren ideal bir çalışma ortamı sağlanır. Mevcut bir durum her zaman daha fazla gelişebilir ve iyileştirilebilir. Bu sebeple, süreçteki en küçük iyileştirme bile kalite ve verimliliği arttırmaya yol açacağı için her alanda sürekli iyileştirme yapmak gerekir.